Versorgungsanfrage

Erklärung

Die Versorgungsanfrage ist ein Instrument zur Klärung, ob eine Versorgung, entsprechend dem Vertrag mit dem Kostenträger, durch eine Versorgungspauschale oder Kauf mittels einer Neulieferung geregelt ist. Bei dringenden Versorgungen wie z.B. bei Beatmung, wo vorab versorgt werden muss, ist es kosten- und aufwandsersparend bei Neulieferung gleich mit einem Neugerät zu versorgen. Ein nachträglicher Tausch des vorab gebraucht gelieferten Hilfsmittels bis zur Klärung der Versorgungsart wird dadurch vermieden. Der Mitarbeiter kann so direkt sehen, ob eine Poolabfrage wie z.B. bei MIP erforderlich ist und wird über das Ergebnis per SMS informiert. Wenn die Anfrage, welche zusätzlich per Mail dem Innendienst singnalisiert wird, umgehend bearbeitet wird, das Ergebnis der Poolabfrage dem automatisch erstelltem Auftrag hinterlegt wird, erhält der Anfragende das Ergebnis automatisch mittels einer weiteren SMS übermittelt. Der durch den Innendienst bereitgestellte digitale Lieferschein enthält bereits alle Informationen und muss nur noch durch den Abgebenden im Abgleich und zur Erfassung der Seriennummer per UDI Code Versorgungen können mittels der Versorgungsanfrage so innerhalb kürzester Zeit und ohne viel manueller Kommunikation und vielen Beteiligten erbracht werden.

Vorteile

  • Nur zwei Beteiligte Innen- und Außendienst
  • Non verbale Kommunikation
  • Automatisierte Auftragserstellung
  • Digitaler Lieferschein
  • Große Zeitersparnis
  • Höhere HIMI Verfügbarkeit für Pauschalversorgungen
  • Senkung des logistischen Aufwandes
  • Meidung von Tausch bei Neulieferung
  • Kostensenkung in Zeit, km, Logistik, Versorgung
  • Alles aus einem System

Prozessablauf

Ein kurzer Prozessablauf erklärt im Folgenden die Schritte für eine erfolgreiche Versorgungsanfrage. Ebenso werden die Signalfunktionen, SMS und Mail dargestellt, welche zum einen die Benachrichtigung der beteiligten Personen sicherstellt und zum anderen als trigger für den nächsten Bearbeitungsschritt
VA-AD

Im Folgenden zeigen wir die einzelnen Schritte für die Erstellung und Verarbeitung einer Versorgungsanfrage:

1. Anfrage

Klicken Sie neben dem Suchfeld im oberen Bereich des Browsers auf die Direktaktion (+)

Direktaktion

und wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog den Reiter Versorgungsanfrage aus.

versorgungsanzeige

Es öffnet sich folgender Eingabedialog. In diesem Dialog erfassen Sie folgende Daten:

  • Kostenträger des Patienten
  • Wesentliche persönliche Patientendaten
  • Wesentliche Angaben zum Hilfsmittel

Nach Abschluss aller Eingaben prüft das Programm anhand der eingegebenen Daten die Versorgungsart (Neulieferung/Wiedereinsatz oder Fallpauschale).Anschließend erscheint im orange gekennzeichneten Bereich eine Nachricht zur Versorgungsart und es wird gleichzeitig eine SMS an den Anfragesteller gesendet.

va_eingabedialog

Das System unterscheidet zwischen drei verschiedenen SMS-Nachrichten, die dem Anfragesteller die Handlung mitteilen. - NL/WE - Warten auf Rückmeldung - FP - Lieferung möglich - Kein Vertragspreis gefunden - Vertragszugehörigkeit muss (durch Innendienst) geprüft werden.

2. Verarbeitung

Der Innendienst wird durch eine E-Mail über eine neue Versorgungsanfrage benachrichtigt und kann zu dessen Bearbeitung über den Link direkt in den Auftrag in Simpli San gehen.

ID_notification

Nach erfolgreicher Verarbeitung durch den Innendienst erhält der Antragsteller eine erneute SMS, sobald das Gerät ausgeliefert werden kann und mit den Geräten die zur Abgabe durch den Kostenträger angeboten wurden.

3. Abgabe

Für die Abgabe eines Hilfsmittel mittels eines digitalen Lieferscheines folgen Sie bitte dem Link:

Abgabe mit digitalem Lieferschein

FAQ

  • Warum erhalte ich keine SMS?

  • Warum erhält der Innendienst keine E-Mail Benachrichtigung?

  • Wie verarbeitet der Innendienst eine Versorgungsanfrage?