Abrechnung
Erklärung
Bei pauschal vergüteten Versorgungen werden monatlich Rechnungen erstellt. Dafür müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.
Vorteile
Prozessablauf
Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt monatlich über die Aufträge.
Ein Auftrag muss im aktuellen Monat genehmigt sein und es muss eine Lieferung vorliegen.
In der Aufträgeübersicht kann der Status der Aufträge geprüft werden. Dazu den Monatsersten des abzurechnenen Versorgungszeitraum eingeben (1) und den Monatsletzten (2) des Versorgungszeitraums. Den Status "Deckblatt bereit" (3) auswählen und mit dem Button "Suche" (4) die abzurechnenden Aufträge anzeigen lassen.
Deckblatt bereit
Mit dem Status "Deckblatt bereit" kann geschaut werden, welche Aufträge abrechenfähig sind. Hier sind alle Voraussetzungen für die Abrechnung erfüllt.
Deckblatt ungeeignet
Mit dem Status "Deckblatt ungeeignet" kann geprüft werden, welche Aufträge nicht abrechenfähig sind. Wird die Maus über den Status gehalten, erscheint der Grund, warum das so ist.
Diese Gründe müssen nun behoben werden.
Beispiel 1: In diesem Versorgungszeitraum ist keine Lieferung erfolgt, weil vorübergehend weniger Material benötigt wurde und der Kunde die Lieferung abgesagt hat. Der vorgesehene Lieferschein und das Material wurden gelöscht. Nun muss die zuletzt erfolgte Lieferung mit den Auftrag verknüpft werden. Dazu im entsprechenden Auftrag rechts den Button "Aktion" (1) anklicken und "Lieferung verlinken" auswählen (2).
Beispiel 2: Die aktuelle Lieferung ist noch nicht zugestellt, der Status des Lieferscheins ist also noch "versendet". Hier kann abgewartet werden, bis der Status "geliefert" ist.
Beispiel 3: Der KV fehlt. Hier liegt keine Genehmigung des Kostenträgers für diese Versorgung vor. Ist die Genehmigung notwenig und wurde nicht eingeholt, kann nicht abgerechnet werden. Wurde die Genehmigung noch nicht hinterlegt, kann das nun erfolgen. Dazu wird ein neuer KV erstellt und manuell genehmigt. Im Auftrag den Button "Aktion" (1) auf der rechten Seite anklicken und anschließend "KV" auswählen (2).
Es wird eine Begründung für den Vorgang hinterlegt und bestätigt.
Dazu wird ein Dokument zu diesem Vorgang hochgeladen und als Genehmigung klassifiziert. Danach kann die Genehmigung manuell erfolgen.
Um später die Original Verordnungen zu den Deckblätter hinzufügen zu können, empfiehlt es sich, die Aufträge alphabetisch zu sortieren.
Sind alle Aufträge abrechnenfähig, können die Deckblätter erstellt werden.
Deckblatt erstellen
Dazu auf die blaue Fläche klicken, um alle Aufträge auszuwählen
und anschließend mit dem Button "Aktion" (1) auf der rechten Seite in der Aufträgeübersicht das Erzeugen der Deckblätter starten (2).
Der Task zur Erstellung wird gestartet. Das kann je nach Anzahl der zu erstellenden Deckblätter einige Zeit dauern. Anschließend können die Deckblätter mit dem Status "Deckblatt erstellt" aufgerufen werden.
Sammelrechnung starten
Eine Sammelrechnung wird mit "Neu" gestartet.
Dort werden die abzurechnenden Deckblätter eingetragen bzw. eingescannt und jeweils bestätigt.
Ggf. kann die Deckblattnummer während des Ausdruckens kopiert und in die Sammelrechnung übertragen werden.
Für die Abrechnung werden das Deckblatt, ggf. die Genehmigung, die Empfangsbestätigung und ggf. der Befreiungsausweis für die Zuzahlungsbefreiung benötigt. Diese Unterlagen werden nun ausgedruckt. Außerdem wird die ärztliche Verordnung im Original den Abrechnungsunterlagen hinzugefügt.
Sind alle Deckblätter gescannt, kann die Rechnung abgerechnet werden (1). Anschließend werden die Daten gesendet (2). Dazu muss eine Abholung beauftragt werden und die Sendungsnummer und der Abholtag eingetragen werden.
Das Ausdrucken der Unterlagen kann automatisiert vorgenommen werden. Dazu wird in der Aufträgeübersicht nach dem Erstellen der Deckblätter der Status "abrechenfähig" ausgewählt. Hier erscheinen nun alle Aufträge mit einem Deckblatt, die noch nicht in einer Sammelrechnung enthalten sind. Voraussetzung ist allerdings, dass alle Unterlagen (die Genehmigung, die Empfangsbestätigung und ggf. der Befreiungsausweis) mit dem Auftrag verknüpft sind.